Audit Rechtbank van Eerste aanleg te Antwerpen mbt de bijzondere mandaten

Audits

Samenvatting van de audit van het beleid in de Rechtbank van Eerste aanleg te Antwerpen met betrekking tot de bijzondere mandaten

 

Aanleiding

De onderzoeksrechters en de voorzitter van de Rechtbank van Eerste Aanleg te Antwerpen maakten bij de Hoge Raad melding van een aantal problemen in de rechtbank met betrekking tot de bijzondere mandaten (De bijzondere mandaten in een rechtbank van eerste aanleg zijn: onderzoeksrechters, beslagrechter, rechter in de jeugdrechtbank en rechter in de strafuitvoeringsrechtbank). Enerzijds was er ongenoegen over het binnen de rechtbank gevoerde beleid inzake deze bijzondere mandaten (beweerde strijdigheid met de wet en ongelijke behandeling tussen de verschillende bijzondere mandaten). Anderzijds ervoer de voorzitter door de bijzondere mandaten moeilijkheden om een behoorlijk personeelsbeleid te voeren, aangezien de houders van een bijzonder mandaat niet flexibel inzetbaar zijn in de rechtbank. Beiden resulteerden ook in een moeilijke verstandhouding tussen sommige leden van de rechtbank, de onderzoeksrechters en de voorzitter, met een slechte werksfeer als gevolg.

Opzet

De HRJ besliste op 14 maart 2013 een audit te voeren naar het beleid inzake de bijzondere mandaten, met als concrete doelstellingen:

  • Beschrijven van de bestaande toestand i.v.m. de bijzondere mandaten en hun verlenging;
  • Nagaan wat het beleid inhoudt en op welke wijze het is gecommuniceerd binnen de rechtbank;
  • Nagaan hoe het beleid wordt uitgevoerd, geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd;
  • Verifiëren van de conformiteit van het beleid met de wet en onderzoeken hoever de bevoegdheid van de voorzitter reikt op het vlak van de verlenging van de bijzondere mandaten, met inbegrip van de evaluatie;
  • Verifiëren van de conformiteit van het beleid met het beleidsplan van de voorzitter;
  • Onderzoeken wat de inzetbaarheid is van het personeel in functie van het te voeren beleid.

Werkwijze

Voor elk van deze doelstellingen werd systematisch nagegaan wat de precieze regelgeving is en welke praktijk er bij de betrokken rechtbank op dit vlak bestaat. Vervolgens werden deze praktijken beoordeeld en werden verbeteraanbevelingen gedaan waar dit nodig of nuttig werd geacht.

De voor deze audit gevolgde werkwijze is dezelfde als deze voor andere audits door de Hoge Raad. Deze werkwijze is geïnspireerd op de internationale normen inzake audit.

Verslag

De resultaten van de audit werden in een uitgebreid verslag beschreven en toegelicht aan de betrokkenen.

Er moet worden opgemerkt dat voorafgaand een ontwerpverslag aan de rechtbank vertrouwelijk werd overgemaakt om de mogelijkheid te bieden hierover opmerkingen te maken. In de pers is uitvoerig bericht over en geciteerd uit dit vertrouwelijk ontwerpverslag, waarbij quasi alleen aandacht werd geschonken aan de problematiek van de communicatie door de voorzitter, wat maar één aspect is van het gehele verslag.

Het misbruiken van een vertrouwelijk ontwerpverslag kan de Hoge Raad niet aanvaarden. (Dit werd reeds in een persbericht van 18 november 2013 duidelijk gesteld: zie http://www.hrj.be/nl/content/persbericht-hrj-betreurt-lek-audit-wil-werking-rechtbank-antwerpen-verbeteren. )

Aangezien deze feiten daarenboven mogelijk ook een schending inhouden van het beroepsgeheim heeft de Hoge Raad zich verplicht gezien de procureur-generaal van Antwerpen van deze feiten in kennis te stellen.

Algemene conclusies

Kort samengevat komt de Hoge Raad tot volgende conclusies:

  • Er bestaat een duidelijk spanningsveld tussen de beleidsbevoegdheden van de voorzitter van de rechtbank en de relatief beperkte inzetbaarheid - in de verschillende geledingen van de rechtbank - van rechters die een bijzonder mandaat uitoefenen. Dit spanningsveld is het sterkst waarneembaar tussen voorzitter en onderzoeksrechters.
  • De eindbevoegdheid en -verantwoordelijkheid voor het bepalen en het uitvoeren van het beleid van de rechtbank ligt bij de voorzitter. Het is aan de voorzitter om zijn personeelsformatie op de meest optimale wijze in te zetten tussen de verschillende kamers en afdelingen. Het al dan niet invullen van een plaats van onderzoeksrechter behoort tot deze bevoegdheid. De beslissing hierover dient te worden aanvaard door de andere leden van de rechtbank.
  • Er is niet echt sprake van systematiek in het opvolgen, evalueren en aanpassen van het beleid. Er is nood aan een structureel geheel voor de interne beheersing van de organisatie.
  • De voorzitter wil de rechters zo adequaat mogelijk inzetten in functie van de behoeften en noodwendigheden van de rechtbank, maar moet hierbij wel rekening houden met de wettelijke bepalingen.
    1. In het kader van de aanwijzingsprocedure voorziet de wet dat de voorzitter op gemotiveerde wijze “de kandidaten” (dus alle kandidaten) moet voorstellen aan de algemene vergadering en niet één kandidaat per in te vullen plaats.
    2. Het uitdrukkelijk akkoord vragen aan kandidaten voor een plaats van onderzoeksrechter, om zo nodig na een vijftal jaar afstand te doen van het bijzonder mandaat, op gemotiveerd verzoek van de voorzitter, en dit als conditio sine qua non voor een benoeming bij koninklijk besluit, is niet geoorloofd.
    3. De aanwijzing bij beschikking door de voorzitter is een uitzonderlijke en tijdelijke maatregel om onvoorziene omstandigheden op te vangen. Het mag niet op een oneigenlijke manier worden aangewend om zo de aanwijzing bij koninklijk besluit te ontwijken en meer vat te houden op de houders van een bijzonder mandaat.
  • Bij aanwijzingen in mandaten en personeelsverschuivingen moet er steeds over worden gewaakt dat de juiste procedures strikt worden gevolgd en men over correcte en up to date informatie beschikt. Zoniet riskeert men problemen bij een eventuele procedure voor de Raad van State.
  • De verstoorde verstandhouding tussen onderzoeksrechters en voorzitter dateert al van kort na het aantreden van de voorzitter en is gaandeweg geëscaleerd, enerzijds door de aanpak van de voorzitter en zijn manier van communiceren en omgaan met mensen, anderzijds doordat een aantal onderzoeksrechters onvoldoende oog hebben voor de globale behoeften van de rechtbank en het bijzonder mandaat vertalen in een isolement dat niet meer in verhouding staat tot de vereisten van de onafhankelijke invulling van het bijzonder mandaat.
  • Deze gespannen verhouding heeft ook een invloed op een belangrijk deel van de overige leden van de rechtbank en creëert een voedingsbodem voor bijkomende gespannen relaties en conflicten.
  • Het probleem in de rechtbank heeft dus niet uitsluitend te maken met het beleid van de voorzitter inzake bijzondere mandaten. Daarom is het aangewezen:
    1. de problemen meer gezamenlijk te bespreken en samen naar oplossingen te zoeken. Dit verkleint het risico dat beslissingen door betrokkenen niet worden aanvaard, en vergroot het draagvlak voor deze beslissingen de transparantie ervan.
    2. meer aandacht te besteden aan de manier van communiceren, zowel van de kant van de onderzoeksrechters als van de kant van de voorzitter.
    3. te streven naar een volwaardige organisatiecultuur waarbij het succes van de organisatie als geheel belangrijker wordt dan het imago van individuele actoren of afdelingen en mee op hen afstraalt. Het goed functioneren van de gehele rechtbank moet voor ieder lid van de rechtbank het uitgangspunt zijn.

Verdere initiatieven Hoge Raad

  • De Hoge Raad zal, zoals gebruikelijk bij elke audit, de evolutie van de situatie bij de rechtbank van eerste aanleg te Antwerpen opvolgen, met inbegrip van de actieplannen.
  • De Hoge Raad zal zich buigen over de mogelijke tekortkomingen van het huidige evaluatiesysteem voor bijzondere mandaten en nagaan of het wenselijk is om hierover een advies te verlenen of een voorstel te doen aan de wetgever.
  • De Hoge Raad zal onderzoeken welke wetgevende initiatieven moeten genomen worden om een modern personeelsbeheer van de rechtbank mogelijk te maken en te verzoenen met de vereisten van het bijzonder mandaat (ook in het licht van de aangekondigde hervormingen) en de wettelijke bepalingen inzake de bijzonder mandaten toetsen aan de vereisten van een goede organisatie van de rechtbank.

Bouwstenen voor een constructieve en duurzame oplossing

De Hoge Raad is van oordeel dat er een afkoelingsperiode nodig is , waarbij de protagonisten van de problematiek bij elkaar worden gebracht, toenadering wordt gezocht, het wederzijds respect wordt hersteld en de onderlinge verhoudingen worden genormaliseerd. Op deze wijze kunnen de bouwstenen worden gelegd voor een constructieve en duurzame oplossing die moet toelaten in het nieuwe gerechtelijke landschap de rechtbank van eerste aanleg te Antwerpen te laten excelleren.